Print PDF

রিকমেন্ডেশন রিপোর্ট এবং ফিজিবিলিটি রিপোর্ট – পর্ব ১

টেকনিকাল রাইটিং লেকচার ৫ – ইউজেবিলিটি রিপোর্ট from Shikkhok on Vimeo.

ফিজিবিলিটি স্টাডিস এবং রিকমেন্ডেশনস মূলত যুক্তিসঙ্গত বৈশিষ্ট্য ও বিষয়ভিত্তিক পর্যালোচনামূলক অবস্থান বা মতামত প্রকাশ করে। ফিজিবিলিটি স্টাডিস হলো কোন আইটেমের বৈশিষ্ট্যগুলো ইনভেস্টিগেট করে সেটাকে গ্রহন করা বা না করার ব্যাপারে মতামত। আর রিকমেন্ডেশন হলো দুই বা ততোধিক আইটেমের তুলনা করে সবচেয়ে ভাল পছন্দকে নিরুপন করা।

১. আপনি বিয়ে করতে চান, বাবা-মা কে জানালেন। তাঁদের জানাশোনা হয়তো কয়েকজন পাত্র বা পাত্রী আছে। আপনার বিচক্ষন মামার উপরে দায়িত্ব দেয়া হলো। এখন আপনাকে এখন আদৌ বিয়ে করানো উচিত কিনা, সেটা ফিজিবিলিটি ইস্যু। আর আপনার জন্যে উপযুক্ত পাত্র বা পাত্রী নির্বাচন করা হলো রিকমেন্ডেশন ইস্যু।

২. প্রচন্ড গরমে এয়ার কন্ডিশনার কিনবেন নাকি কিনবেন না সেই সিদ্ধান্ত হলো ফিজিবিলিটি ইস্যু। আর কোন ব্রান্ডের এয়ার কন্ডিশনার কিনবেন সেটি ঠিক করা হলো রিকমেন্ডেশন ইস্যু।

# যে বিষয়গুলি মাথায় রেখে রিকমেন্ডেশন রিপোর্ট লিখবেন

•  সংশ্লিষ্ট ব্যক্তিবর্গ যারা রিপোর্টটি পড়বেন বা অনুমোদন দিবেন (Audience)। যেমন, সংশ্লিষ্ট কমিটি বা বোর্ড, হিউম্যান রিসোর্সেস ম্যানেজার, সেফটি ম্যানেজার প্রমুখ। সাধারণত, খরচের পরিমান নিয়ে প্রায় সবারই উদ্বেগ থাকে।
•  বৈশিষ্ট্য নিরূপণ (choose criteria)। মিনিংফুল ডেটা তৈরী করতে, বৈশিষ্ট্য অনুসারে এনালাইজ বা এভালুয়েট করা দরকার। যুক্তিসঙ্গত বৈশিষ্ট্য নির্বাচন করা সম্পূর্ণ রিকমেন্ডেশনে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ, কারন আপনি রিকমেন্ডেশন তৈরী করবেন ঐসব বৈশিষ্ট্যের উপর ভর করেই।

একটা বৈশিষ্টের (criterion) তিনটি উপাদান (elements) হলো নাম (name), স্ট্যান্ডার্ড (standard) এবং র্যাংক (rank)।

ধরা যাক, আপনার বন্ধু একটা ওয়াটার হিটার কিনবেন। সেক্ষেত্রে একটা গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্য হলো দাম (cost)। এখানে দাম হলো বৈশিষ্ট্যের নাম।

আপনাকে বলে দেয়া হলো

১. তার কাছে ১০,০০০ টাকার বেশি নেই এবং

২. সবচেয়ে কমদামীটাই তিনি কিনবেন,

এগুলা হলো ওই বৈশিষ্ট্যের স্ট্যান্ডার্ড।

তার মানে ২ নাম্বার স্ট্যান্ডার্ডকে মাথায় রেখে অধিক দামীটার ফিচারগুলা আরো অনেক ভালো হলেও আপনি রিকমেন্ড করতে পারবেন না।

আর র্যাংক অন্য বৈশিষ্ট্যের সাথে তুলনা করে ঠিক করতে হবে। ১০,০০০ টাকার নিচে পাঁচটি হিটার পেলেও সবচেয়ে দামীটাই হয়তো আপনি অগ্রাধিকার দিবেন অন্যান্য বৈশিষ্ট্যের সাথে তুলনা করে।

বৈশিষ্ট্য খুঁজে পেতে আপনি আপনার অভিজ্ঞতা এবং জ্ঞানকে কাজে লাগাবেন। এক্ষেত্রে টেকনিকাল, ম্যানেজমেন্ট/মেইনটেনেন্স এবং আর্থিক বিষয়গুলাকে প্রাধান্য দেয়া যেতে পারে।

ভিজ্যুয়াল এইড ব্যাবহার করা যেতে পারে। ম্যাপ, ড্রয়িং, ফ্লোচার্ট, টেবল বা গ্রাফ ব্যাবহার করে অনেক সময় খুব সহজে বোধগম্য করা যায়।

রিকমেন্ডেশন রিপোর্টের audience এর উপরে ভিত্তি করে ফরম্যাট ঠিক করে নিতে হবে, এটি ফরমাল টাইপ নাকি ইনফরমাল টাইপ হবে। এখানে আমরা ইনফরমাল টাইপ নিয়ে আলোচনা করবো। ফরমাল রিপোর্ট নিয়ে আমরা আলোচনা করবো থিসিস রাইটিং লেকচারে।

রিকমেন্ডেশন রিপোর্ট হতে পারে ফরমায়েশি (solicited) মানে আদেশ-পালনের জন্যে কিংবা স্বতঃপ্রণোদিত (unsolicited)মানে নিজে যেচে।

সাধারণত, স্ট্যান্ডার্ড ব্লক ফরম্যাটে লেখা হয়।

রিকমেন্ডেশন রিপোর্টের মূল অংশগুলোঃ

# ভূমিকাঃ

• বর্ননা করুন কেন (purpose) এই রিপোর্টটি লিখছেন।
• ব্যাকগ্রাউন্ড তথ্য দিন (problem, method, scope)

– বর্তমান ইকুইপমেন্টের সমস্যা নিরুপন করুন এবং নেতিবাচক প্রভাবটি ব্যাখ্যা করুন।

– স্পষ্ট করে বলুন আপনি কিভাবে, কোন মেথডে আপনার ইনভেস্টিগেশনটি করেছেন।

# ব্যাকগ্রাউন্ড (Body)/ আলোচনা (Discussion)

• সমস্যাসমূহের আরো বিস্তারিত বর্ননা দিন
• নতুন ইকুইপমেন্টটি কেনার যোক্তিকতা ও গুরুত্ব ব্যাখ্যা করুন।
• বর্তমান ইকুইপমেন্টের ব্যাবহারিক অবস্থা এবং নতুন ইকুইপমেন্টের মাধ্যমে রিপ্লেস করার সুবিধাসমূহ লিখুন।

# রিকমেন্ডেশন (Recommendation)

• প্রত্যেক মেশিনের নাম, মডেল নাম্বার এবং বৈশিষ্টের তুলনা করুন। এক্ষেত্রে টেবিল (ভিজ্যুয়াল এইড ) ব্যাবহার করা উচিত।

# উপসংহার (Conclusion)

• মূল ফাইন্ডিংগুলাকে (Key findings)আবারো বলুন।
• একটা ফরমাল রিকমেন্ডেশন স্টেটমেন্ট দিন। অর্থাৎ কোনটি বেস্ট এবং কেন।